Comment encaisser les inscriptions en ligne et rembourser ?

Prérequis : Comment activer le paiement en ligne pour mon club ? · Comment créer une compétition ?

Choisir le mode d'encaissement

Dans « Modifier la compétition », carte « Encaissement » :

Le paiement en ligne n'est actif que si le compte Stripe du club est actif, et jamais sur une compétition de test : la carte l'indique.

Ce que paie le pilote, ce que reçoit le club

Le club reçoit le prix affiché (catégories et banquet). Le pilote paie en plus des frais de service : la commission de F2Arena (1 € par paiement, ou 1 % au-delà de 100 €) et les frais bancaires. Exemple : un engagement à 15 € revient à 16,50 € au pilote.

Remboursement en cas de désistement

Toujours dans la carte « Encaissement » :

• Paliers : « jusqu'à N jours avant le début : X % ». Sans palier, un désistement n'est pas remboursé.
• Rembourser automatiquement : coché, le remboursement part dès que le pilote se désiste ; décoché, il attend votre validation.

Les frais de service ne sont jamais remboursés. Le pilote voit ces conditions avant de payer.

Formule combinée de deux compétitions

Deux compétitions de votre club qui s'enchaînent peuvent former une formule : dans la carte « Formule combinée », sous « Encaissement », choisissez l'autre compétition et la remise de chaque catégorie courue dans les deux.

Le pilote paie chaque compétition à son prix. S'il tient une place payée dans la catégorie dans les deux compétitions, la remise lui est remboursée automatiquement à la fin de la période de remboursement des deux compétitions : la carte affiche cette date. Quitter l'une des deux avant fait perdre la remise de la catégorie, et l'écran de désistement le dit au pilote. Si l'une des deux est réglée sur place, la liste des compétiteurs indique la remise à déduire à la caisse.

La formule ne change plus dès qu'un pilote a payé les deux compétitions.

Quand le club reçoit l'argent

L'argent est viré sur le compte du club dès qu'il n'est plus remboursable selon vos paliers. La carte affiche les dates : par exemple « 50 % des engagements payés le 14 mai », puis le reste à la date du palier suivant. Sans remboursement prévu, l'argent part quelques jours après chaque paiement.

Liste d'attente

En paiement obligatoire, une place qui se libère est offerte au premier de la liste d'attente : il reçoit un mail et dispose du délai réglé dans « Délai pour payer une place libérée » (48 heures par défaut, jamais au-delà de la veille de la compétition). Sans paiement, la place passe au suivant.

Suivre et rembourser

Dans la liste des compétiteurs, chaque pilote porte son état : Payé en ligne, En attente de paiement, ou la case Payé sur place. Le panneau « Remboursements » permet de :

• valider ou refuser les demandes en attente (désistements si vous validez vous-même, pilotes que vous avez retirés), en ajustant le montant ;
• rembourser un pilote, de tout ou partie de son prix ;
• en cas d'annulation, rembourser tous les pilotes — engagements et banquet ; la commission et les frais bancaires ne sont pas rendus.

Pendant une contestation bancaire (un pilote conteste le paiement auprès de sa banque), vous êtes prévenu par mail et aucun remboursement ne part sur ce paiement.

L'export des inscrits ajoute, pour chaque pilote, le prix, le règlement et ce qui a été remboursé, et une feuille « Paiements » pour votre trésorier.

Pour aller plus loin : Comment gérer les inscrits ? · Comment savoir qui a fait quoi sur ma compétition ?